員工手冊實用有效？必須民主、合法、公示
文＼趙薇薇
北京岳成律師事務(wù)所上海分所律師
在勞動仲裁或勞動爭議訴訟案件中，勞動者與用人單位關(guān)于解除勞動合同是否合法，用人單位是否需要支付賠償金的爭議，是所占比重較大的類型。用人單位依據(jù)“員工手冊”與員工解除了勞動合同，“員工手冊”是否合法有效，是否為員工所知悉，對員工是否具有約束力，成為爭議的焦點。
那么，為了建立和諧的勞資關(guān)系，避免糾紛，減少爭議，制定一份合法、合規(guī)、實用、具有法律效力的“員工手冊”，對用人單位來說，尤為重要。
首先，明確“員工手冊”制定的主體與規(guī)范的客體。
《勞動法》第四條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利和履行勞動義務(wù)。《勞動合同法》第四條也做了相同規(guī)定。因此,“員工手冊”制定主體應(yīng)當(dāng)是《勞動法》、《勞動合同法》意義上 的用人單位，而不能是用人單位所屬的勞動人事或者其他行使管理職能的機構(gòu)或部門。
“員工手冊”約束的是全體員工，既包括基層員工、普通勞動者，也包括領(lǐng)導(dǎo)層、高管層，不應(yīng)有不受約束的崗位或個人。
其次，制定“員工手冊”要遵循三原則。
《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋 ( 一 )》第十九規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動法》 第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。此條規(guī)定指出了“員工手冊”制定的三原則：
1、“員工手冊”制定的程序要合法，即通過民主程序制定。
《勞動合同法》第四條規(guī)定：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全 衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
因此，經(jīng)過民主、公開、公平的程序制定的“員工手冊”才合法。沒有建立工會的用人單位，要通過召開職工代表大會或者全體職工大會的方式，將相關(guān)內(nèi)容交由職工討論、完善后通過，并做出會議記錄，出席的人員也要簽名，嚴格履行民主的制定程序。
2、“員工手冊”的內(nèi)容要合法。
不能違反法律、法規(guī)的強制性規(guī)定當(dāng)然是常識，符合企業(yè)自身工作性質(zhì)與工作條件也是必須，但同時還要符合公序良俗，企業(yè)文化必定要有人文關(guān)懷的光輝才更讓人認同，有悖常理、不近人情或者過于嚴苛的制度內(nèi)容，不僅無效，一旦涉及仲裁或訴訟，因其違法性，極易引起仲裁員或法官對用人單位的反感。
另外，“員工手冊”的內(nèi)容既要細致、全面，也要明確、嚴謹，比如對員工的行為處罰必須采用列舉式，遲到多久、幾次對應(yīng)什么樣的處罰，累計幾次可升級到上一級處罰；避免使用情節(jié)嚴重、惡劣影響等模糊用詞。畢竟可操作性是對“員工手冊”內(nèi)容的基本要求之一。
3、“員工手冊”要向員工公示。
最有效的公示方式，是在員工入職時即進行培訓(xùn)，將“員工手冊”交員工閱讀、研習(xí)，之后簽字確認知悉、認可并愿意遵守，以此作為勞動合同的附件。
此外，以電子郵件、微信等發(fā)送給員工，要求員工做出回復(fù)，也是一種向勞動者公示的方式。還有的企業(yè)會采用問卷的方式，讓員工學(xué)習(xí)、獲知并同意遵守員工手冊的內(nèi)容也可?？傊?，確保每一個人都知曉，是保證“員工手冊”具有法律效力的必要條件，讓員工親自簽收，對用人單位來說，是比較容易的舉證方式，應(yīng)當(dāng)盡量采用。
另外，“員工手冊”應(yīng)當(dāng)具有保密性。
“員工手冊”作為用人單位的“最高綱領(lǐng)”，規(guī)定了勞動者的權(quán)利與義務(wù)，包含了薪酬福利、考核晉升、財務(wù) 制度等核心問題，應(yīng)屬對外保密事項，簽收、認同了“員工手冊”的員工，同時也負有了保密義務(wù)。
無規(guī)矩不成方圓，企業(yè)管理必定要遵循一定的章法?！皢T工手冊”就可看做是企業(yè)的內(nèi)部“憲法”，既能明示 規(guī)章制度、規(guī)范員工行為，又可彰顯企業(yè)文化、增加企業(yè)凝聚力。一部合法有效具有指導(dǎo)意義的“員工手冊”，至關(guān)重要。
